「5S」。食品関係の工場や店舗における衛生管理の基本中の基本、とされています。
ですが、これが実はシンプルそうで、なかなか奥深い。
というわけで、誰も教えてくれない本当の5Sの話、今日は一番最初の「整理」について、今回、そして次回と、二部構成でお話させていただきます。
(今回はその前編となります)

改めまして、皆様こんにちは。
高薙食品衛生コンサルティング事務所です。
ここだけしか聞くことの出来ない神髄中の神髄、
「プロが本気で教える衛生管理」を、毎日皆様にお教えいたします。

 

今日のお話の概要
  • 「整理」とは、「いるもの」「いらないもの」を区別し、「いらないもの」を処分することである
  • これに従い、現場の全てのものを、3つに区分する
    「生品:必要なもの(すぐ使うもの)」、
    「休品:不用なもの(必要だが、すぐには使わないもの)」、
    「死品:不必要なもの(必要のないもの)」
  • すぐ使う・使わないの「すぐ」を明確に数値として基準を設け、「生品」と「休品」の線引を明確にする

 

 

これで5S活動の準備が整った

5Sについて、これまで一番基本的なお話をして参りました。
これでようやく5S活動を行う準備が出来ました。

簡単に復習します。

 

まず、これから実際に行う「5S」とは何か。
これは、ただ単にお片付けや掃除をしよう、という話ではありません。
改めて自分たちの現場の日々の整理整頓やら片付けを、効果的な衛生管理の「仕組み」としてPDCAサイクルにのせて捉え直していこう、という話です。

繰り返しますが、5Sというのは、世間一般で言われているような、あるいはネットでググればそこらじゅうに書かれているようなことでは全くありません。

5Sというのは、衛生管理におけるPDCAサイクルの「仕組み」をいかに作るか、そしてそれをいかに運用し、磨き上げ、現場に根付かせるのか、というものです。
これは最も重要なことなので、何度も繰り返してきました。

つまり、5S活動とは、衛生管理のPDCAサイクルの構築・運用そのもの、というわけです。

 

本当の「5S」とは
  • 「整理」とは、「いるもの」「いらないもの」を区別し、「いらないもの」を処分する「仕組み」を作ることである
  • 「整頓」とは、「いるもの」の保管場所を定め、正しい箇所に保管する「仕組み」を作ることである
  • 「清掃」とは、現場を問題発生のリスクを軽減・回避できる衛生レベルまできれいにする「仕組み」を作ることである
  • 「清潔」とは、3S(整理・整頓・清掃)がルール通り遵守され、チェックされ、改善されるというPDCAサイクルの「仕組み」が運用されていることである
  • 「躾(習慣)」とは、その「清潔」=PDCAサイクルの「仕組み」の運用が、日常化していることである
  • こうした、衛生管理におけるPDCAサイクルの「仕組み」作りと運用が、本当の5Sである

 

 

 

だからこそ、5S活動を行いたい、と思うならいきなり初めてはいけない。
形骸化やルールの押し付けに陥り、現場のモチベーションが下がるだけになります。

では最初に何をやるか。
それが前回のお話でした。

 

5S活動で最初に管理者が「見せる」3つのこと
  • 5Sに「本気で取り組む」という会社の姿勢を、「見せる」
  • 5Sにおける「目的・目標」の重要性を、「見せる」
  • 従事者に対する「信頼」を、「見せる」

 

 

ここで「トップダウン」と「ボトムアップ」の線引や組み合わせが重要になります。

絶対に5Sをやるのだという方向性、企業としての本気の意思表示を、トップダウンで「見せる」

しかしトップダウンという強制力を行使する以上、その正当性としての「目的・目標」の提示が必要です。
でないと「5Sを行うという新しいルール」は、従業員にとってただやらせられるものになってしまうため、「認知」「理解」「容認」「共有」へとスムーズに進みづらくなるからです。
そのために2つ目、5Sにおける「目的・目標」の重要性を、「見せる」のです。

しかし一方で、実際に5Sを進めていけばいくほど、今度は現場が主体となるためボトムアップの環境が必要になっていきます。
その際に、管理者側からの信頼がなかったら、うまく仕組みが作られ、運用され、磨かれ、根付かなくなります。
そこで3つ目、予めに従事者に対する「信頼」を、「見せる」のです。

お判りになりましたでしょうか。

さあ、ここまでしてやっと5S活動へと取り組む準備が整いました。
では、これから実際に5S活動を初めていきましょう。

5S、まずは「整理」から始めよう

さあ、それではいよいよ「整理」から始めましょう
「整理」とはなんでしょうか。
そう、「いるもの」と「いらないもの」を区別し、「いらないもの」を処分することです。

5Sにおける「整理」「整頓」は、現場のものを整えて片付けをすることではありません。
特に「整理」とは、「いらないもの」の区分を作って、それらを処分することです。
この「処分」ということが、非常に重要になってくるわけです。

 

「整理」とは
「いるもの」と「いらないもの」に区別し、「いらないもの」を処分すること

 

ただし。
この場合、場内の物品に対し、次の3つに区分するのです。
それは

「生品:必要なもの(すぐ使うもの)」
「休品:不用なもの(必要だが、すぐには使わないもの)」
「死品:不必要なもの(必要のないもの)」

です。

 

「整理」の区分
  • 生品:必要なもの(すぐに使う、必要なもの)
  • 休品:不用なもの(必要だがすぐには使わないもの、使う頻度が低いもの)
  • 死品:不必要なもの(必要のないもの、今後使わないもの)

 

ポイントは、互いの線引を数値ではっきり付けること

ここでポイントなのは、「生品」と「休品」の区分を曖昧にしないことです。
ですから、「すぐに使う」「すぐに使わない」の「すぐ」とはどの程度のものなのか。
これを「数値や時間でその基準を明確に示してルール化する」ことが重要になります。

なぜなら、人によって「すぐ」が違うからです。
「すぐ」といっても人によって幅はあるでしょうし、頻度もまた然りです。

ルールは明確化しないと、「認知」「理解」が出来ません。
だから、その基準をしっかり定めてルール化し、誰でも理解出来、現場の人達でその区分が出来るようになることが、ここでは重要なのです。

 

生品・休品をわける「すぐ」を線引する
  • スパン:2週間内に使うかどうか
  • 頻度:その1ヶ月で3回使うかどうか など

 

 

重要なのでもう一度いいます。
ひとが皆それが自分たちのルールである、となるまで4段階のステップを経ます。
これが「ルール遵守の4ステップ」です。

 

ルールの遵守の4ステップ
  1. 認知:ルールを「知る」
  2. 理解:ルールを「解る」
  3. 容認:ルールを「認める」
  4. 共有:ルールを「守る」

 

 

つまり、人は、ルールという目に見えない強制力を備えたそれがあることを知り(認知)、その重要性や必要性や罰則を知り(理解)、その強制力を許し(容認)、それを互いに守りあい、実行することで。それが自分が守るべきルールだと「共有」するわけです。

実際、もしあなたがある所属先のルールに従え、と言われたとき、このような過程を踏みますよね。

言い換えれば、ルールというものは、しっかり皆にそれが存在していることが「認知」され、またその目的と目標、その重要性や守らない場合のデメリットが「理解」され、だからやろうと「容認」され、そして皆がそうして守るべきルールだと「共有」されてこそ、果たされるものです。

だからこそ、ルールは明確に示す必要があります。

では、ルールは明確でないとどうなるか。
まず、「有耶無耶(うやむや)」になります。
「うやむや」になるということは、ルールの「認知」「理解」が進みません。
「認知」「理解」が進まないと、ルールは「容認」がされないため、「共有」されることなく形骸化します。

ですから、ここで明確に「線引」を決めてしまいましょう。
各工場・店舗で各自ルールを決めてもかまいませんが、一つの目安としてまずは「2週間」としておきましょう。

前編:まとめ

以上が「5S」のうちの、「整理」の最初の手順です。
まずは、現場の全てのものを「生品」「休品」「死品」に区別します。

「整理」の区分
  • 生品:いるもの(すぐに使う、必要なもの)
  • 休品:急がないもの(必要だがすぐには使わないもの、使う頻度が低いもの)
  • 死品:いらないもの(必要のないもの、今後使わないもの)

 

そして、生品・休品の区分である「すぐ」を明確に数値で線引します。

これで「整理」の基準が整いましたね。
ではこれらに従い、実際に現場で「整理」を進めます。
この手順については後編で、また詳しくお話するとしましょう。

以上、このように、このブログでは食品衛生の最新情報や知識は勿論、その世界で長年生きてきた身だから知っている業界の裏側についてもお話しています。
明日のこの国の食品衛生のために、この身が少しでも役に立てれば幸いです。

 

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