皆様、こんにちは。
高薙食品衛生コンサルティング事務所です。
今回も、ネットでも何処でも、ここだけしか「絶対に!」聞くことの出来ない神髄中の神髄、
「プロが本気で教える衛生管理」をお教えいたします。

今回も引き続き、リスクアセスメントにおける「管理評価」のやり方についてお話致しますね。

管理診断結果をまとめていこう

さて。
前回は、リスクアセスメントにおける「管理評価」をどのように行うか、をざっくりとお話させていただきました。

 

ではこれらに従って、工場のシステム的な問題要因がどこにあるのかを、より具体的に突き詰めていきましょう。

まずはこちらのシートをご覧下さい。
およそこのような流れで、順に進めていくことにします。

 

 

このシートをそのまま使う手もありますが、しかし形に拘ることは全くありません。

寧ろ、大きな紙や白板などを用いて、そこにブレスト(ブレインストーミング)的に思いつく限りに書き出すことで見えてくることも多々あるものです。

いずれにせよ、ロジカルに結論が紡ぎ出され、その結果「成る程、確かにうちの工場は管理の仕組みにおいてここが弱いな」と、様々な観点から腑に落ちる、納得できる、ということが重要です。

何故?の繰り返しからシステム的要因が見えてくる

「状況評価」で見られたソフト的な問題、或いは日頃から気になっている問題、
それらの中で、これは重要だ、或いは根っこが共通している問題だ、と思われるものを、
まずは「3.その根拠・理由」の一番上の段、
「(発見されたソフト上の重要な問題)」とあるところに書き出してみます。

勿論、記入形式に囚われなくて結構です。
先の通り、予め何かに手当たり次第に書き出して、そこから絞り込む、という手法も非常に有効でしょう。
私自身もよく使うやり方です。どうぞお試しください。

次に。
では、その問題のうち共通する問題はどれなのか、最も重要な根本的問題はどれなのかを選び、
それは「何故」そうなるのか、その要因を書き出します。

例えば、
「汚水の滞留が放置され昆虫が発生している」、という重要な問題があるのであれば、
では「清掃されていない」その要因は何故なのか。
担当者の責任所在が不明確なのか、
或いは、指示しても現場がやらないのか、
或いは、そもそも指示もしていない、知らなかった、つまりは日々の清掃チェック不足なのか、
等々…。

そしてここから更に「何故?」を問いかけます。

この際重要なことですが、極力「管理」の本質的な仕組みの問題へと要因分析をシフトさせていくよう心がけてください。
というのも、「なぜなぜ分析」は時としてズレを伴いがちであるため、根元的要因への道がそこからどんどんズレて別方向にいきかねないからです。
そのため先程と同じように幾つかの要因をざーっと列挙し、その中でより本質的なものを選び出し、そして更にその「何故」も同様に…
といった具合に進めることも有効です。

さあ、このように進めていくと、やがて前回の表で見たような工場を管理する仕組み上の問題要因、いわばシステム上の「真因」が見えてはこないでしょうか。

あなたの工場の防虫管理においての根本的問題とその要因は、次のどれでしょうか。
それはシステム上、どの要素にあたるでしょうか。

もし2度で見えてこないなら、3度目の「何故?」を繰り返す。
もし3度で見えてこないなら、4度目の「何故?」を繰り返す。
そのくらいやると、大凡の問題要因が見えてくるものです。

今後の方針と評点

上のことから、やっと工場の管理上の問題がはっきりしてきたことでしょう。
今後はそれを補うような管理が必要になります。

そこで自ずと見えてきた対策(管理の方針)を、自身なりに「4.今後の方針」に書いておきましょう。

通常の「管理診断」は、ここまでです。
が、折角なので今回は評点を付けてみましょう。

ただし、先に注意を一点だけ。

本来、このようにPDCAサイクルの要因分析診断結果に評点を付けるのは余り意味がないことである、と私は思っています。
何故なら、これは本来、評点付けが目的なのでは全くなく、自身の工場において「システム上の問題」がどこにあるかを知ることこそが目的であるからです。
勿論管理レベル自体が高まることはいいことではありますが、しかしこうした折角の分析や診断が単なる評点の獲得を目的化したものになってしまうことだけは、是非とも避けるように意識すべきです。
よって点数付けは、はっきり言って主目的ではなく、判りやすさ重視の行為であることは、一応踏まえておいてください。

ということで、改めて。
厳密な数値化が出来るはずもありませんが、ここでひとまず自己採点してみます。
自分の工場は、大体どの程度のマネジメント水準なのか。
何となくで構いません。

ですが、
一応の採点基準として、私の経験上ですが、PDCA、と流れるサイクルですからこのぐらいの配分が妥当ではないでしょうか。

管理評価の評点配分(10点満点中)
  • P(Plan:計画):4~6点
  • D(Do:実行):2~3点
  • C(Check:評価):1~2点
  • A(Action:改善):1点

 

繰り返しですが、これはなんとなく、で構いません。
大体自分の工場がどこが弱く、どのレベルにいるのか。
あくまでそれを知るための分析だと考えてください。

まとめ

さあ、出来たでしょうか。
今回の主な流れは、次の通りです。

管理評価の主な流れ
  1. 工場の重要な問題を選出する
  2. その要因を導き出す
  3. 更にその根底の要因を導き出す
  4. マネジメントシステム上の要因を導き出す
  5. 今後の方針を立てる
  6. 自己評価を下す

 

慣れないとこのシステム上の要因分析は難しかったりもしますが、如何だったでしょうか。

さあ、これで「管理評価」が完成いたしました。
いよいよ次は、リスクアセスメントの診断結果です。

では、今日はこの辺で。

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